Persoonlijke informatie
Quasydoc ontwikkelde de softwaresoftware as a service “Quasydoc” (Quality System Documentation) dat voorziet in het procesbeheer ten behoeve van een kwaliteitszorgsysteem en ERP-systeem (hierna steeds “de Software”).
Indien u gebruik maakt van de website van Quasydoc, de Software, klantgegevens in de Software invoert, verwerkt Quasydoc uw of de door u ingegeven persoonlijke informatie (“persoonsgegevens”).
De rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens is van essentieel belang voor Quasydoc.
Quasydoc behandelt uw persoonsgegevens dan ook overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de zogenaamde Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)).
De verwerking van persoonsgegevens
De term “persoonsgegevens” omvat alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals uw naam, uw identificatienummer, uw locatiegegevens, uw IP-adres, uw contactgegevens, persoonlijke kenmerken, gezondheidsgegevens, maar ook door u gesloten overeenkomsten en andere documenten die toelaten u te identificeren.
Onder “verwerking” dient u elke mogelijke handeling te verstaan die met betrekking tot uw persoonsgegevens kan worden ondernomen, van het verzamelen tot het vernietigen hiervan.
Quasydoc is verantwoordelijk voor de verwerking van uw eigen persoonsgegevens. Voor de verwerking die Quasydoc uitvoert in uw opdracht, louter door het gebruik van de Software, in het bijzonder in de gevallen dat u persoonsgegevens invoert op de Software, bent u verantwoordelijk voor de verwerking van deze persoonsgegevens. Het betreft de verwerking van de persoonsgegevens van uw werknemers of medewerkers voor wie u een gebruikersaccount aangemaakt heeft en de persoonsgegevens van uw klanten, leveranciers,
relaties etc. die u in de Software invoert.
Persoonsgegevens die verwerkt worden
Verwerking van persoonsgegevens waarvoor Quasydoc verantwoordelijk is
U bent geheel vrij om uw persoonsgegevens al dan niet aan Quasydoc mee te delen. Houd er rekening mee dat bepaalde diensten, het afsluiten van een overeenkomst en de toegang tot de Software geweigerd kunnen worden indien u deze gegevens niet aan Quasydoc bezorgt.
U bent als enige verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die u aan Quasydoc meedeelt en/of invoert.
Quasydoc verzamelt uw persoonsgegevens die u aan haar meedeelt, ongeacht de wijze waarop dit gebeurt (o.m.de persoonsgegevens van uw contactpersoon in het kader van een overeenkomst of via het formulier op haar website) en indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Quasydoc.
Daarnaast verzamelt Quasydoc bepaalde gegevens via Cookies. Dit wordt omschreven in het Cookiebeleid.
Verwerking van persoonsgegevens door Quasydoc ten behoeve van haar klanten
Quasydoc verwerkt tevens de persoonsgegevens die door u of uw medewerkers in de Software worden ingevoerd.
Deze verwerkingen gebeuren op grond van de (verwerkings-)overeenkomst tussen u en Quasydoc. Indien Quasydoc persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van u, staat u zelf in voor de correcte verzameling en verwerking van de persoonsgegevens. Quasydoc staat dan ook niet in voor de rechtmatigheid van de verwerking door en in opdracht van haar klanten.
Doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens
Verwerking van persoonsgegevens waarvoor Quasydoc verantwoordelijk is
In de eerste plaats verwerkt Quasydoc de persoonsgegevens van uw contactpersoon in he
kader van de naleving van haar contractuele verbintenissen. In dit geval verwerkt Quasydoc uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:
- Het treffen van maatregelen ter verificatie van de (persoons)gegevens bij aanmelding, evenals het treffen van voorzieningen ter beveiliging van de persoonsgegevens;
- Het overgaan op de levering en facturatie van de producten en/of diensten aangeboden via de Software;
- De technische administratie van de Software, alsook het beheer van de
klantenadministratie.
Daarnaast verwerkt Quasydoc uw persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Quasydoc, o.m. in het geval van volgende doeleinden:
- De uitoefening van fundamentele rechten van Quasydoc, o.m. voor het instellen van een rechtsvordering;
- Het vermijden van frauduleus gebruik van de Software;
- Prospectie en marketing.
Verder geeft u door akkoord te gaan met deze privacyverklaring de toestemming aan Quasydoc om de persoonsgegevens die u meegedeeld heeft via contactformulier op haar website of in het kader van de overeenkomst te verwerken voor volgende doeleinden:
- het opnemen van contact teneinde uw vraag of opmerking te beantwoorden
- het verstrekken van actuele informatie omtrent eventuele aanbiedingen of nieuwigheden;
- na de persoonsgegevens anoniem te hebben gemaakt, statistieken op te maken met betrekking tot het aantal bezoeken van de verschillende onderdelen van de website;
De persoonsgegevens die via cookies verzameld worden, gebruikt Quasydoc uitsluitend met het oogmerk om uw gebruik van de website te vereenvoudigen en om statistische gegeven met betrekking tot het gebruik van de website te verzamelen. Dit laat ons toe om de trafiek van ons domein te analyseren en om de website te verbeteren. Cookies worden nooit door ons gebruikt voor advertentiedoeleinden. De cookies die worden gebruikt door onze website worden omschreven in ons Cookiebeleid.
Voorts verwerkt Quasydoc op grond van het algemeen belang de persoonsgegevens van uw contactpersoon om misbruik of fraude te voorkomen en op te sporen en om de naleving van wet- en regelgeving te garanderen.
Verwerking van persoonsgegevens door Quasydoc ten behoeve van haar klanten
Indien Quasydoc persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van haar klanten, gaat zij enkel over tot de verwerking van deze persoonsgegevens op basis van de schriftelijke opdracht van haar klanten. Quasydoc heeft tevens de toestemming van haar klanten om voor de uitvoering van haar opdracht beroep te doen op onderaannemers (zgn. “onderverwerkers”).
Doeleinden niet voorzien in deze privacyverklaring
Indien Quasydoc voornemens is een verwerking van uw persoonsgegevens uit te voeren voor een doel dat niet in de privacyverklaring voorzien is, zal zij u op het door u opgegeven emailadres van de contactpersoon contacteren teneinde u op de hoogte te brengen van deze nieuwe verwerking en het doel ervan, waarbij u de mogelijkheid heeft om deze verwerking te weigeren.
Vertrouwelijkheid
Alle persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk gehouden en worden in geen geval meegedeeld aan derden, tenzij Quasydoc hiervoor de expliciete, voorafgaande toestemming heeft verkregen of indien van de gegevens meegedeeld worden aan externe technische dienstverleners van Quasydoc om de werking van de Software mogelijk te maken.
De intrekking van uw toestemming
Indien de verwerking van persoonsgegevens gebeurt op grond van de door u verleende toestemming, kan te allen tijde door u ingetrokken worden door middel van een louter schriftelijk verzoek, mits bewijs van identiteit.
Dergelijke intrekking van uw toestemming is niet mogelijk voor de verwerkingen die gebeuren op basis van een andere hoger omschreven rechtsgrond. De intrekking heeft dan ook geen invloed op de rechtmatigheid van deze verwerkingen.
De intrekking van uw toestemming doet bovendien geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerkingen die reeds gebeurden op basis van uw toestemming vóór de intrekking ervan.
Duur van het bewaren van de persoonsgegevens
Alle persoonsgegevens worden bewaard voor een periode die noodzakelijk is voor Quasydoc om het doel van de verwerking te verwezenlijken en/of om haar contractuele verbintenissen na te komen.
Quasydoc bewaart uw persoonsgegevens tot maximaal vijf jaar nadat u niet langer klant bent en/of geen toegang meer wenst tot de Software, behoudens bijzondere wettelijke bepalingen die voorzien in een kortere dan wel langere duur.
De persoonsgegevens die door Quasydoc verwerkt worden om te reageren op de vraag/opmerking ingediend via een invulformulier op haar website, worden maximaal één jaar na het versturen van het bericht door Quasydoc bewaard.
Uw rechten
Recht van inzage, verbetering en gegevenswissing
U beschikt over het recht Quasydoc te verzoeken om inzage van uw persoonsgegevens, de verbetering van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens of de wissing van uw persoonsgegevens. Dergelijke wissing van persoonsgegevens is niet mogelijk indien de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de totstandkoming van of de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Quasydoc of voor de uitoefening of onderbouwing van of de verdediging in het kader van een rechtsvordering.
Beperking van de verwerking
In bepaalde gevallen heeft u het recht om de beperking van de verwerking te verkrijgen, o.m. indien u de juistheid van de persoonsgegevens zou betwisten, indien de verwerking onrechtmatig is en u zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en indien u de persoonsgegevens nodig heeft voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering terwijl Quasydoc de persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden. Quasydoc zal in voorkomend geval uw persoonsgegevens enkel nog opslaan.
Overdraagbaarheid van persoonsgegevens
U heeft het recht om de persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die u aan Quasydoc heeft verstrekt te verkrijgen of om die gegevens over te dragen. Dergelijke verkrijging of overdracht is niet mogelijk indien de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de totstandkoming van en/of de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Quasydoc of voor de uitoefening of onderbouwing van of de verdediging in het kader van een rechtsvordering.
Geautomatiseerde besluitvorming
U heeft het recht om niet onderworpen te worden aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit indien hieraan rechtsgevolgen voor u verbonden zijn of dit u in aanmerkelijke mate treft. Dit is niet mogelijk indien dit besluit noodzakelijk is voor de totstandkoming of de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Quasydoc, wanneer dit besluit berust op uw toestemming.
Bezwaar
U heeft een recht van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (1) die noodzakelijk is voor de gerechtvaardigde belangen van Quasydoc, mits er sprake is van redenen die specifiek verband houden met uw situatie en (2) ten behoeve van direct marketing. Dergelijk bezwaar is niet mogelijk indien de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Quasydoc.
De uitoefening van uw rechten
U kan deze rechten uitoefenen door een gedateerd, schriftelijk of elektronisch verzoek met een kopie van uw identiteitskaart te richten aan Quasydoc of desgevallend een aanvullende verklaring te verstrekken.
Indien Quasydoc van mening is dat u niet gerecht bent om één of meerdere van deze rechten uit te oefenen, zal zij u hier schriftelijk van in kennis stellen.
Quasydoc kan de verzoeken om de uitoefening van de rechten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens waarvoor zij niet verantwoordelijk is niet nakomen. Zij kan u hierin louter bijstand verlenen..
Veiligheid
Quasydoc heeft veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niettoegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van uw persoonsgegevens verzameld op de Website en/of de Software of op enige andere wijze alsook elke andere niet toegestane verwerking van uw persoonsgegevens te vermijden.
In geen geval kan Quasydoc verantwoordelijk worden geacht voor enige directe of indirecte, schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.
Websites van derden
Quasydoc is niet verantwoordelijk voor de inhoud van websites van derden waarnaar op haar website verwezen wordt en ook niet voor de producten of diensten die op deze websites vermeld worden.
Daarnaast geldt voor het gebruik van de website van Quasydoc. Aangezien de privacyverklaring van deze websites kan verschillen van dat van Quasydoc, is het aangewezen om de privacyverklaring van iedere website die u bezoekt te lezen.
Klachten
Indien u meent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door Quasydoc een inbreuk zou uitmaken op de bepalingen van onderhavige privacyverklaring of op de AVG, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Wijzigingen in onderhavige privacyverklaring
Het is mogelijk dat onderhavige privacyverklaring in de toekomst uitgebreid of aangepast wordt, bijvoorbeeld indien er zich nieuwe ontwikkelingen voordoen. Daarom raden we u aan om onderhavige privacyverklaring regelmatig te raadplegen op de website van Quasydoc
Contact
Indien u vragen hebt over de privacyverklaring van Quasydoc, kan u contact met ons opnemen.
BVBA Quasydoc
Herkenrodesingel 4 bus 2
3500 Hasselt